Desde 2019, toda empresa en España tiene que registrar cada día a qué hora empieza y termina la jornada de cada persona. Es una obligación sencilla de enunciar y sorprendentemente incómoda de cumplir, sobre todo en negocios pequeños donde nadie trabaja delante de un ordenador.
Lo sé porque construí Fichia, una app de control horario para pymes. Antes de escribir una línea de código tuve que entender qué pide exactamente la norma. Este artículo resume eso y cómo lo traduje a producto.
No soy abogado y esto no es asesoramiento legal. Enlazo las fuentes oficiales para que puedas comprobar cada punto.
Qué exige la ley hoy
El Real Decreto-ley 8/2019 añadió un apartado 9 al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. En la práctica, se resume en cuatro obligaciones:
- Registro diario. Hay que anotar la hora concreta de inicio y de fin de la jornada de cada persona, también cuando hay horario flexible.
- Cómo se organiza. Se decide por convenio colectivo o acuerdo de empresa. Si no lo hay, lo decide la empresa después de consultar a la representación de los trabajadores.
- Conservación durante cuatro años. Los registros se guardan 4 años.
- Acceso. Tienen que estar a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
La Inspección añadió un matiz importante en su Criterio Técnico 101/2019: un horario general, un calendario laboral o un cuadrante de turnos no sustituyen al registro diario. Lo que cuenta es lo que pasó cada día, no lo que estaba previsto.
Sobre el formato, la norma vigente no impone uno concreto. Lo que se exige es que el registro sea fiable y que no se pueda alterar después sin dejar rastro.
Qué pasa si no se cumple
La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social incluye el registro de jornada entre las infracciones graves en materia de tiempo de trabajo (artículo 7.5). Su artículo 40.1 b) fija para las infracciones graves multas de 751 a 7.500 euros, en tres tramos según la gravedad.
Lo que está por llegar: el registro digital
El Gobierno tramita un real decreto que obligaría a llevar el registro en formato digital. A día de hoy, 26 de octubre de 2026, no está aprobado ni publicado en el BOE, y las fechas que se han ido anunciando han cambiado varias veces. Si te afecta, lo prudente es empezar a llevarlo en digital ya y vigilar el BOE en lugar de los titulares.
Dónde falla en la práctica
La norma es corta. El problema es el día a día de una pyme:
- En hostelería, fincas o talleres, la gente ficha desde el móvil, con prisa y sin paciencia para la tecnología. Las herramientas pensadas para oficina se les hacen cuesta arriba.
- El papel y las hojas de cálculo se pierden, se corrigen sin dejar rastro y pueden convertir el informe mensual en una tarde de trabajo.
- Los turnos partidos, las pausas y los turnos de noche no caben bien en una tabla con «entrada» y «salida».
- Es tentador resolverlo pidiendo la ubicación de forma continua, que va mucho más allá de lo que la norma exige.
Cómo lo resolví en Fichia
Escribí las reglas de producto antes de programar: una tarea por pantalla, botones de 44 px y nada de jerga. A partir de ahí, cada obligación de la norma tiene su respuesta:
- Registro diario con un botón. Se ficha desde el móvil, con pausas, turnos partidos y turnos de noche.
- El pasado no se borra. Cada corrección de un día pasado, o del registro de otra persona, guarda el motivo y el autor. Así el registro es fiable y se puede auditar.
- Informe mensual por trabajador en CSV y PDF, listo para entregar.
- Cuatro años de histórico, consultable y exportable.
- Ubicación opcional. Si la empresa la activa, se guarda un único punto al fichar, nunca un seguimiento.
- Datos protegidos. Postgres en Supabase con seguridad a nivel de fila (RLS) en todas las tablas y migraciones SQL numeradas.
Fichia está en producción en fichia.app y hoy es gratis, sin tarjeta.
Una lista para revisar cualquier sistema
Uses Fichia, otra herramienta o una solución propia, estas preguntas te dirán si el sistema cumple:
- ¿Queda la hora de inicio y de fin de cada persona, cada día?
- ¿Las correcciones dejan rastro de quién, cuándo y por qué?
- ¿Puedes sacar los registros de hace cuatro años?
- ¿Pueden consultarlos los trabajadores, sus representantes y la Inspección sin depender de una persona concreta?
- ¿Sacar el informe mensual es un clic o una tarde?
- ¿Recoge solo los datos necesarios? La ubicación continua rara vez lo es.
Si tu caso no encaja en una herramienta estándar, por ejemplo porque necesitas conectarla con tu ERP o tus nóminas, en Servicios cuento cómo trabajo con pymes.